Implantaciones de Software de Gestión

Cuando una empresa trata de implementar un nuevo sistema de gestión (ERP, CRM, SCM, PLM, …), hay un componente esencial a tener en cuenta que muchas veces se pasa por alto, que es la alineación del proceso de puesta en marcha y configuración de la solución, con los objetivos estratégicos corporativos.
En definitiva, antes de configurar un sistema para adecuarse a una determinada forma de trabajar - a unos procesos de negocio específicos -, es clave tener muy claro cuáles son esos procesos, es decir, tener definida la operativa de la compañía, lo cual es imposible sin previamente haber establecido una estrategia corporativa general y unos objetivos globales a nivel compañía.
Por lo tanto, un enfoque adecuado para afrontar la implementación de un nuevo sistema de gestión que va a implicar un cambio del sistema de información de la compañía, debería siempre estar precedido por:
1. Definición de la estrategia corporativa y objetivos empresariales. Con un horizonte de 3 a 5 años, tendríamos que ser capaces de responder a preguntas como éstas:
· Dónde queremos que esté la compañía dentro de 5 años ?
· Qué tipo de operativa nos permitiría conseguir esos objetivos estratégicos empresariales ?
2. Una vez tengamos clara la estrategia corporativa global, y hayamos definido la operativa para lograrla, habría que centrarse en definir tácticamente los procesos de negocio que nos permitirán ajustarnos a ella.
3. Un tercer elemento fundamental, es establecer la forma en la que vamos a medir el rendimiento que vayamos consiguiendo a todos los niveles: procesos de negocio, operativa, y estrategia corporativa. El análisis del rendimiento que vayamos obteniendo, nos permitirá visualizar si estamos realmente yendo en la dirección correcta y con la velocidad adecuada, o si hemos de tomar alguna decisión para corregir el rumbo o el ritmo de avance.
4. A partir de aquí es cuando podemos ya empezar a configurar el nuevo sistema empresarial para que se adecue a los objetivos y procesos establecidos en los 3 primeros puntos. La mayoría de aplicaciones actuales ofrecen muchas posibilidades de configuración, y aunque algunas empresas se dejan influenciar por las propuestas que se proponen por defecto para configurar las soluciones, si se tienen perfectamente claros los proceso de negocio corporativos, es muchísimo más fácil tomar decisiones para parametrizar la solución que estemos implantando, y las posibilidades de éxito son mucho mayores.
Muy frecuentemente, las compañías empiezan la implementación de un nuevo sistema de gestión por el punto 4, es decir, se dedican a parametrizar la solución según las posibilidades que ésta ofrece, o simplemente siguen los consejos que consultores externos o el propio fabricante les ofrecen como “mejores prácticas” para su sector, sin tener realmente en cuenta sus necesidades específicas, ni la adecuación a sus procesos de negocio que se deberían seguir para lograr los objetivos empresariales. Si esto sucede, es el mejor inicio para que la implementación sea un fracaso.
Otro aspecto que en los proyectos de implantación de una solución de gestión suele llevar a grandes discusiones, frustraciones y desengaños es el sobrecoste de los servicios de implementación incurridos, con respecto a los importes presupuestados al inicio.
Según los analistas del sector de aplicaciones ERP, un 86% de las implantaciones de estas soluciones sobrepasan el presupuesto inicial, y el 60% de ellas lo hacen en más de un 10%. Evidentemente cada caso es un mundo y es difícil generalizar las razones, pero un factor común en todas ellas acostumbra a ser el hecho de querer reducir costes y reducir tiempos, intentando para ello tomar atajos que a la postre no conducen más que a tener que re-hacer tareas y encarecer el coste final.
Obviamente, el enfoque adecuado no es trabajar con un presupuesto abierto y sin ningún tipo de límites, pero es importante ser realista y considerar el tiempo y esfuerzo que una implementación de este tipo de sistemas exige. Para poder estimar los plazos adecuadamente es también fundamental conocer nuestros procesos de negocio interno, y las capacidades de configuración del sistema adoptado
Después de muchos años de experiencia, aquí van algunas observaciones para gestionar y mantener bajo control un presupuesto de implementación:
· Elegir la solución adecuada según la estrategia y la operativa establecidas. La mejor solución no es la más cara, ni la más rica funcionalmente, sino la que mejor se adapta a las necesidades y requerimientos corporativos. “Si tu hábitat es la montaña, el mejor coche no será un Ferrari o un deportivo”
· Contar con recursos con experiencia, ya sean internos o externos, pero no confiar la implantación a recién incorporados. La experiencia en sistemas de información es importante
· No infravalorar la formación y los procesos de gestión del cambio que una puesta en marcha de este tipo significan en una organización
· Asignar el tiempo necesario para hacer las cosas bien. Planificar las tareas adecuadamente, sin establecer una fecha limite sin sentido. Debe haber tiempo para poder terminar las pruebas o realizar un proceso en paralelo si fuese necesario, para que el sistema arranque en condiciones. Una frase que a veces he usado con algunos clientes y que creo refleja bien este aspecto es la siguiente: “Un embarazo dura 9 meses por más recursos que pongamos”
· Probar, Probar y Probar otra vez , involucrando cuanto antes al usuario final en el proceso